CRM-Dienstleister wechseln: 6 Gründe, 8 Schritte und 3 Bonustipps für den Rückhalt aus der Führungsetage

Warum Unternehmen einen neuen CRM-Partner wählen – die 6 häufigsten Gründe

Viele Unternehmen stehen früher oder später vor der Frage: Sollten wir den CRM-Dienstleister wechseln? Die folgenden Punkte zeigen, wann ein Wechsel sinnvoll ist und welche Anzeichen Sie ernst nehmen sollten.

Wichtige, sinnvolle Funktionen fehlen.

Manchmal passt ein CRM-System von Beginn an nicht zu den Bedürfnissen des Unternehmens. Oder das Unternehmen entwickelt sich weiter und das CRM hält mit den neuen Anforderungen nicht Schritt. In beiden Fällen ist ein Wechsel sinnvoll.

Fehlende Funktionen wie Analysen, Automatisierung oder mobile Nutzung bremsen Prozesse und mindern Produktivität. Ein CRM sollte Arbeitsabläufe vereinfachen – nicht erschweren.

Der Kund:innenservice lässt zu wünschen übrig.

Zu einer leistungsstarken Software gehört auch ein exzellenter Service. Ohne zuverlässigen Support riskieren Unternehmen Ausfallzeiten und unnötige Belastungen. Erhalten Ihre Teams nicht die nötige Unterstützung, sollten Sie den CRM-Dienstleister wechseln – hin zu einem Anbieter, der Kund:innenbetreuung ernst nimmt und aktiv begleitet.

Das System wird von Anwender:innen nicht angenommen.

Wird ein CRM kaum genutzt, verpufft die Investition. Ursachen können eine komplexe Bedienung, fehlende Funktionen oder mangelnde Schulungen sein. Folgen sind ineffiziente Prozesse, isolierte Daten und Informationslücken, weil Mitarbeiter:innen eigene Tools einsetzen.

Stellt sich heraus, dass Ihr CRM nicht angenommen wird, ist es Zeit, Ursachen zu analysieren – und über einen neuen CRM-Dienstleister nachzudenken.

Die Kosten sind höher als der Nutzen.

Ein CRM sollte eine Investition in die Zukunft sein – keine Kostenfalle. Wenn Preis und Leistung Ihres aktuellen Systems nicht zusammenpassen, lohnt sich der Blick auf Alternativen. Oft gibt es Lösungen, die günstiger sind und besser zu den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter:innen passen.

Anbindungen zu anderen Systemen fehlen.

Reibungslose Geschäftsabläufe erfordern vernetzte Systeme. Das CRM ist dabei die Schaltzentrale, in der alle Kund:innendaten zusammenlaufen. Fehlt die Anbindung an ERP oder andere Plattformen, entstehen Datensilos, manuelle Arbeit und Fehlerquellen. Ein modernes CRM bietet flexible Integrationen und schafft so einen ganzheitlichen Blick auf Kund:innen. Fehlt diese Basis, sollten Sie über eine neue CRM-Lösung nachdenken.

Datenschutz ist fragwürdig oder nicht absolut sicher umgesetzt.

Der Schutz sensibler Kund:innendaten ist entscheidend. Schwächen im Datenschutz oder in der IT-Sicherheit Ihres CRMs setzen Ihr Unternehmen großen Risiken aus. Kommt es zu Datenlecks, drohen finanzielle Verluste und schwerwiegende Reputationsschäden. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihr CRM-Anbieter höchste Sicherheitsstandards erfüllt.

Vorgangsweise CRM-Dienstleister wechseln – 8 Schritte

Ein CRM-Wechsel ist ein komplexes Projekt, das gut geplant und strukturiert umgesetzt werden muss. Wer den CRM-Dienstleister wechseln möchte, sollte dabei schrittweise vorgehen – von der Analyse der aktuellen Prozesse über die Definition von Zielen bis hin zur Auswahl des passenden Systems.

Auch Themen wie Datenmigration, Akzeptanz der Mitarbeiter:innen, Testphasen und kontinuierliche Optimierung spielen eine entscheidende Rolle. In den folgenden acht Schritten zeigen wir, wie Ihr Unternehmen den Wechsel erfolgreich meistert.

1. Analyse des aktuellen Zustands

Eine Ist-Analyse zeigt, wie Ihre aktuellen Prozesse laufen und wo Verbesserungen nötig sind. Sie hilft, den Bedarf der Abteilungen zu erfassen und festzulegen, welche Abläufe das neue CRM abbilden soll.

Wichtig: Beziehen Sie alle relevanten Stakeholder und zukünftigen Nutzer:innen frühzeitig ein – so steigt die Akzeptanz des neuen Systems deutlich.

2. Zielsetzung anhand einer Bedarfsanalyse

Nachdem Sie den Ist-Zustand analysiert haben, geht es darum, die Gründe für ein neues CRM und die damit verbundenen Ziele festzulegen. Welche Anforderungen muss das System erfüllen, um Ihr Unternehmen wirklich weiterzubringen?

Ein Anforderungskatalog hilft dabei: Dieser dokumentiert alle Anforderungen und unterstützt sowohl bei der Auswahl des richtigen CRM-Dienstleisters als auch bei der Umsetzung des Projekts.

3. Auswahl des passenden Anbieters

Sind Ziele und Anforderungen definiert, folgt die Suche nach dem passenden CRM-System. Vergleichen Sie Anbieter nach Funktionen, Kosten, Integrationen und Nutzer:innenfreundlichkeit. Testversionen helfen, Bedienbarkeit und Funktionsumfang zu prüfen.

Essenziell bei der Auswahl ist tadelloses Projektmanagement: Achten Sie auf Partner, die im agilen Change Management versiert sind und Ihnen dabei helfen, nicht nur Ihre Software zu verbessern, sondern insgesamt dabei auch Ihr Unternehmen und Ihre Teams weiterzuentwickeln.

4. Planung der Datenmigration

Beim Wechsel des CRM-Dienstleisters spielt die Datenmigration eine Schlüsselrolle. Damit das neue System reibungslos funktioniert, müssen alle wichtigen Kund:innendaten korrekt übertragen werden.

Überlegen Sie früh, welche Daten Sie wirklich brauchen und bereinigen Sie Ihr System von Dubletten, alten oder fehlerhaften Informationen.

5. Schulung und Einbindung der Mitarbeiter:innen

Der Erfolg eines CRM-Wechsels hängt stark von der Akzeptanz der Mitarbeiter:innen ab. Binden Sie Ihr Team deshalb von Beginn an ein, hören Sie auf die Bedürfnisse der Nutzer:innen und erklären Sie offen die Vorteile.

Mit praxisnahen Schulungen schaffen Sie die Grundlage dafür, dass das neue System von allen effektiv eingesetzt wird.

6. Gründliche Testphase

Bevor das neue CRM live geht, ist eine gründliche Testphase unverzichtbar. Prüfen Sie zentrale Funktionen, Datenqualität, Benutzer:innenfreundlichkeit und Performance. Nutzen Sie das Feedback der Tester:innen, um Schwachstellen zu beheben und das System vor dem Roll-out zu optimieren.

7. Gelungener Roll-Out

Ist die Testphase abgeschlossen, beginnt der eigentliche Roll-out. Wählen Sie den Zeitpunkt des CRM-Wechsels mit Bedacht, um Störungen im Tagesgeschäft zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass technischer Support jederzeit erreichbar ist und begleiten Sie die Nutzer:innen eng in den ersten Wochen. So gelingt der Übergang zum neuen System möglichst problemlos.

8. Kontinuierliche Weiterentwicklung & Optimierung

Der CRM-Dienstleister-Wechsel endet nicht mit dem Roll-out. Überwachen Sie die Nutzung kontinuierlich und sammeln Sie Feedback der Nutzer:innen. So erkennen Sie Optimierungspotenziale und können Anpassungen vornehmen. Regelmäßige Updates und Schulungen sichern die Effizienz des Systems und halten es zukunftsfähig.

Entscheidend – der Rückhalt aus der Führungsebene. Drei Argumente für CRM-Dienstleister wechseln:

Die Wahl der passenden CRM-Lösung ist komplex. Unterschiedliche Abteilungsbedarfe, kund:innenrelevante Prozesse und Schnittstellen zu Systemen wie Billing, Produktion oder Customer Care müssen berücksichtigt werden. Achten Sie daher nicht nur auf Funktionen, sondern auch auf laufenden Support sowie Flexibilität des Anbieters.

Besonders wichtig: der Buy-in Ihrer Führungskräfte. Nutzen Sie den Wechsel als Chance für eine saubere Migration und moderne Technologie. So vereinfachen Sie Updates, senken Kosten und stellen sicher, dass alle Nutzer:innen mit aktuellen Daten arbeiten können.

Eine mittelfristige Senkung der Haushaltskosten

Der Kostenaspekt ist oft das überzeugendste Argument für den CRM-Wechsel. Interne Teams für Wartung und Administration sind teuer und binden wertvolle Ressourcen. Mit einer Cloud-basierten Lösung übernimmt Ihr CRM-Anbieter diese Aufgaben – Hardware-Investitionen entfallen. Dadurch sparen Sie nicht nur Geld, sondern gewinnen auch mehr Zeit für Kund:innenbetreuung, Innovation und Umsatzwachstum.

Ein Boost in Effizienz

Ein aktuelles CRM bringt gleich mehrere Vorteile: Teams arbeiten effizienter, Kund:innen werden zufriedener und interne Workarounds gehören der Vergangenheit an. Durch bessere Datenpflege und sichere Abläufe steigt die Agilität im Unternehmen – und damit auch das Vertrauen der Kund:innen, die gerne wieder kaufen und Empfehlungen aussprechen.

Zudem werden Risiken wie Datenverlust minimiert. Vergangene Krisen haben gezeigt, wie wertvoll CRM-Technologie für digitale Zusammenarbeit und Remote-Betreuung ist: Mitarbeiter:innen können jederzeit und überall sicher auf Kund:innendaten zugreifen.

Abbau „technischer Schulden“

Ein häufiges Problem von IT-Teams ist technische Abhängigkeit. Alte Codes, ungeeignete Software oder überflüssige Hardware bremsen Innovation und verursachen Kosten. Frei von diesen Altlasten könnten IT-Teams ihre Ressourcen deutlich effektiver einsetzen. Der Begriff „technische Schuld“ – geprägt von Ward Cunningham, Mitautor des Agilen Manifests – macht deutlich: Stillstand hat immer auch finanzielle Folgen. CIOs sollten dies bei der Entscheidung für eine neue CRM-Lösung unbedingt berücksichtigen.

Den CRM-Dienstleister wechseln lohnt sich – wenn man es richtig macht.

Der Wechsel zu einem neuen CRM-System ist eine große Entscheidung – und zugleich eine Chance. Wer handelt, gewinnt langfristig Effizienz, Flexibilität und Sicherheit. Wichtig ist, eine Lösung zu wählen, die zu den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt und auch in Zukunft mitwächst. So vermeiden Sie teure Fehlentscheidungen.

Möchten Sie den nächsten Schritt gehen? Wir beraten Sie gerne – nehmen Sie Kontakt auf, und wir melden uns umgehend bei Ihnen.