FIXIT GRUPPE Salesforce Erfahrungsbericht
Die Umsetzung einer zukunftsfähigen und einheitlichen CRM-Plattform in ganz Europa – von der Planung über die Datenmigration bis hin zur laufenden Weiterentwicklung.
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Über das European Space Policy Institute
Das European Space Policy Institute (ESPI) wurde 2003 gegründet und ist ein unabhängiger, gemeinnütziger Thinktank für europäische Raumfahrtpolitik mit Sitz in Wien als zentralem Standort der internationalen Weltraumdiplomatie.
Getragen wird das Institut von 23 Mitgliedsorganisationen sowie einem Beirat aus international anerkannten Expert:innen verschiedener Fachbereiche. Diese erstellen unabhängige Analysen, Empfehlungen und strategische Impulse für europäische Entscheidungsträger:innen und Institutionen. Mit der Vision „ESPI2040: Space for Prosperity, Peace and Future Generations“ setzt sich das Institut für ein starkes Europa und eine verantwortungsvolle Gestaltung der Raumfahrt ein.
Ausgangsituation
Als unabhängige Non-Profit-Organisation arbeitet ESPI mit zahlreichen internationalen Organisationen, Institutionen und Expert:innen zusammen.
Die dafür benötigten Kontakt- und Organisationsdaten waren jedoch auf unterschiedliche Systeme und Datenquellen verteilt. Dadurch entstanden Datensilos, die eine einheitliche Pflege und organisationsweite Nutzung der Informationen erschwerten.
Mit der Einführung von Salesforce sollte deshalb zunächst eine zentrale und verlässliche Datengrundlage geschaffen werden.
Im Fokus standen eine höhere Datenqualität, klare Strukturen und ein gemeinsames Kontaktverzeichnis, auf das alle relevanten Mitarbeiter:innen zugreifen können.
Besonderheiten
- CRM-Einführung für eine internationale Non-Profit-Organisation
- zentrale Zusammenführung bislang verteilter Kontakt- und Organisationsdaten
- rasche Umsetzung innerhalb von drei Sprints inklusive Datenimport
Von Datensilos zur zentralen Datenbasis: ESPI setzt auf Salesforce
Salesforce wurde als zentrale Plattform für die Verwaltung von Organisationen, Kontakten und Portfolios eingeführt. Accounts bilden die mit ESPI verbundenen Organisationen und Institutionen ab, während die dazugehörigen Ansprechpartner:innen zentral als Kontakte verwaltet werden.
Über Portfolios werden die unterschiedlichen Projekte und Tätigkeitsbereiche von ESPI strukturiert dargestellt. Die Integration von Microsoft Outlook erleichtert zudem die tägliche Arbeit, da relevante Kontakte und Informationen direkt mit Salesforce verbunden werden können.
Auch die bestehenden Daten wurden im Rahmen des Projekts bereinigt, strukturiert und in das neue System importiert. So entstand innerhalb kurzer Zeit ein gemeinsames Kontaktverzeichnis, das Datensilos reduziert und eine verlässliche Grundlage für die weitere Digitalisierung schafft.
zentrale Datenbasis
Alle relevanten Organisations- und Kontaktdaten werden zentral in Salesforce gebündelt und einheitlich gepflegt.
strukturierte Portfolios
Projekte und Tätigkeitsbereiche lassen sich übersichtlich abbilden und den passenden Organisationen und Kontakten zuordnen.
Outlook-Integration
Die Verbindung mit Microsoft Outlook erleichtert die tägliche Kontaktpflege und reduziert manuelle Arbeitsschritte.
Non-Profit Lizenzen
Nutzung von zehn kostenfreien Salesforce-Lizenzen für Non-Profit-Organisationen
Erfolgsfaktoren
Der klar abgegrenzte Projektumfang und die Konzentration auf die wichtigsten Anforderungen ermöglichten eine schnelle und zielgerichtete Umsetzung.
Durch den bewährten agilen Sprint-Rhythmus, regelmäßige Abstimmungen und laufende Demos war ESPI eng in das Projekt eingebunden.
Das Projekt inkl. Datenimport wurde in nur drei Sprints fertiggestellt (6 Wochen).
- klare Anforderungen
- regelmäßige Abstimmungen & Demos
- agiles Projektmanagement
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