Salesforce Event Management – Einführung und Best-Practice in das Veranstaltungsmanagement mit einem CRM-System
Zuletzt aktualisiert am 25. März 2024Die Bedeutung von Events für die Marketing- und Vertriebsstrategie eines Unternehmens ist ungebrochen – wie das Salesforce Event Management Ihre Teams perfekt unterstützt und wie Sie von einer CRM-in-a-Box-Lösung profitieren können, zeigt dieser Artikel.
Inhaltsverzeichnis
Einführung
In einer Welt, in der die digitale Präsenz und Vernetzung zentrale Rollen spielen, bleibt die Bedeutung von Events für viele Unternehmen unvermindert hoch. Egal, ob kleine Veranstaltungen für eine Handvoll ausgewählter Leads oder großflächige Messen mit tausenden Besucher:innen – Events bieten eine essenzielle Plattform für die eigene Marke sowie als Kontaktpunkt mit potenziellen Neukund:innen oder um bestehenden Kund:innen mit Neuigkeiten zu versorgen.
Das bedeutet natürlich eine ganze Menge Arbeit und Abstimmung für Marketing- und Vertriebsteams. CRM-Systeme wie Salesforce ermöglichen ein konsolidiertes Arbeiten mit Ihren Daten, ohne dass diese erst mühsam ausgetauscht oder aufbereitet werden müssen und bieten wertvolle Tools und Funktionen.
Die fünf Bestandteile von Salesforce Event Management
Marketing- und Vertriebsmitarbeiter:innen gehen im Rahmen des Event-Management üblicherweise durch fünf Phasen:
Planung
In der Planungsphase des Event-Management geht es um den Rahmen. Wann und wo soll das Event stattfinden? Um welches Thema soll es gehen und wen möchte ich ansprechen? Wie schaffe ich ein Event, das potenzielle Kund:innen von meiner Leistung oder meinem Produkt fasziniert?
Bereits hier spielt die eigene Datenbasis eine wichtige Rolle. Ein CRM-System, das alle relevanten Informationen zur gewünschten Zielgruppe beinhaltet, kann bei der Planung wichtige Insights zur Themenfindung liefern und auch, wie breit oder eng die Zielgruppe für das Event schlussendlich definiert wird.
Salesforce bietet hier out-of-the-box nützliche Funktionen für Event-Management wie praktische Listenansichten oder Berichte, aber auch einzelne Datensätze zur Auswahl Ihrer Kampagnenmitglieder – so können Sie in der Planungsphase sinnvoll entscheiden, welche Kontakte oder Leads zu welchem Event eingeladen werden sollen.
Einladung
Das Event ist geplant, jetzt sollen die Leute natürlich auch davon erfahren – darum geht es in der Einladungsphase. Die beliebteste Methode ist hier die direkte Ansprache per E-Mail. Je personalisierter diese die jeweilige Zielgruppe bzw. die jeweilige Person anspricht, desto eher wird das Interesse der Empfänger:innen geweckt. Der richtige Name in der Begrüßung ist dabei nur der Anfang. Wichtig ist auch, dass die Themen genau auf das Zielgruppensegment abgestimmt sind, der Informationsgehalt richtig dosiert und das Event über längere Zeit in verschiedene Kampagnen eingebunden ist.
Mit Salesforce Event Management haben Sie umfangreiche Möglichkeiten für die bessere Personalisierung Ihrer E-Mails sowie einfach anpassbare Vorlagen für ansprechende Designs. Tools wie Marketing Cloud Account Engagement bieten Automatisierung sowie Analysemöglichkeiten, um wichtige KPIs verwerten zu können (Klickrate, Verweildauer etc.). Kampagnen sind so schnell geplant, egal ob kriterienbasiert oder individuell mit den Fachabteilungen abgestimmt, da alles auf einer gemeinsamen Plattform bearbeitet werden kann.
Anmeldung
Die Anmeldephase bezieht sich auf den Prozess, in dem eingeladene Teilnehmer:innen sich für Ihre Veranstaltungen registrieren. Immer noch wird diese Anmeldung oft manuell durchgeführt. Eventmanager:innen rufen häufig Listen durch, um Anmeldungen zu bestätigen, oder erfassen die Antworten aus E-Mails in Excel-Tabellen. Um diesen Vorgang effizienter zu gestalten, gibt es eine praktische Lösung nativ im Salesforce Event Management, die es erlaubt, dass Anmeldungen und deren Status mithilfe des sogenannten „Kampagnenmitgliedsstatus“ direkt in Salesforce eingetragen werden – sodass Sie jederzeit einen aktuellen Überblick über den Stand Ihres Events haben.
Es gibt zahlreiche Optionen, um das Anmeldeverfahren zu erweitern. Sie können Ihren Gästen etwa ermöglichen, Termine mit Ihnen zu vereinbaren, oder spezielle Events kreieren, bei denen sich nur ausgewählte Gäste anmelden können. Interessenten können sich auch auf angelegten Anmeldeseiten online direkt anmelden. Sind Sie auf Messen unterwegs, können Sie Termine auch direkt vor Ort vereinbaren – egal, woher die Daten kommen, in Salesforce fließen diese zusammen. Auch automatische Follow-up-Aktionen sind möglich – beispielsweise haben Interessenten offenbar die Anmeldeseite Ihres Events zwar besucht, aber sich bisher nicht angemeldet? Mithilfe einer Nurturing-Kampagne können Sie unentschlossene Personen vielleicht doch noch zu einem Besuch überzeugen.
Event
Salesforce kann Ihnen während des Events dabei helfen, zu prüfen, wer von den eingeladenen Personen tatsächlich gekommen ist und wer nicht. Statt mit Papierlisten zu arbeiten (die später eingescannt und digital auswertbar gemacht werden müssen) können Eventmanager:innen vor Ort beispielsweise mithilfe eines Tablets den Teilnahmestatus aller eingeladenen Personen einpflegen.
Vertriebsmitarbeiter:innen haben dabei die Möglichkeit, die vorhandenen Daten der betreffenden Person sofort bei der Hand zu haben, um Gespräche sinnvoll aufnehmen und weiterführen zu können.
Nachbereitung
Nach der Veranstaltung will man natürlich wissen: War das Event erfolgreich? Wem hat es gefallen und wem nicht, und aus welchen Gründen? Salesforce bietet auch hier Unterstützung. Anhand des Teilnahmestatus können Sie nachfolgende Aktionen festlegen, wie einen Anruf einer Vertriebsmitarbeiterin bei einem Teilnehmer oder das automatische Versenden einer Umfrage an alle teilnehmenden Personen direkt im Anschluss an das Event. Dieses Feedback ist äußerst wertvoll für die Verbesserung zukünftiger Events.
Durch die Verwendung des Kampagnenmanagements im Salesforce Event Management ist auch eine Berechnung des Return on Investment (ROI) möglich. Leads und Opportunities lassen sich dabei direkt mit Kampagnen verknüpfen, was eine Bewertung des Erfolgs der Veranstaltung aus Vertriebssicht ermöglicht.
Zwei wichtige Tipps
Salesforce Event Management unterstützt Sie bei Events konsolidierend in allen fünf Phasen mit tollen Features – das klappt am besten, wenn Sie die beiden folgenden Tipps im Hinterkopf behalten:
Daten pflegen
Eine große Stärke des Salesforce Event Management und von CRM generell ist, alle Daten in einem Tool zusammenzuführen. Bevor Sie Eventplanungen mit Salesforce durchführen, sollten Sie deshalb sicher gehen, dass Sie Ihre Datenbank überprüfen (beispielsweise ob Duplikate vorhanden sind oder Daten veraltet sind). So können Sie sicherstellen, dass Sie für das Einladungsmanagement sowie die Anmeldephase die richtigen Strategien entwickeln.
In unserem Blog haben wir übrigens 4 schnelle Tipps für die Datenpflege in Salesforce für Sie zum Nachlesen.
Salesforce Use Cases gibt es auch als fertige Produkte
Salesforce Customer 360 ist eine äußerst umfangreiche CRM-Infrastruktur und wird nicht umsonst von unzähligen Unternehmen jeder Größe und Branche eingesetzt. Offizielle Salesforce Partner wie allUpp unterstützen Firmen dabei, Salesforce maßgeschneidert und nachhaltig umzusetzen.
Um den Anwendungsfall Veranstaltungsmanagement möglichst effizient zu gestalten, haben wir als offizieller Salesforce-Partner übrigens eine CRM-in-a-Box-Lösung erschaffen – also ein vordefiniertes Package speziell für Salesforce Event Management, das gemeinsam mit dem Unternehmen angepasst wird; schneller und kostengünstiger als es sonst der Fall wäre.
Für mehr Informationen zu Salesforce Event Management in Form einer CRM-in-a-Box-Lösung kontaktieren Sie uns gerne.
Zusammenfassung Salesforce Event Management
In einer digital vernetzten Welt bleiben Events ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensstrategie, um die eigene Marke zu präsentieren und wichtige Kontakte zu knüpfen oder zu pflegen.
Das Salesforce Event Management unterstützt Unternehmen dabei in allen fünf Phasen – von der Planung über die Einladung und Anmeldung hin zum Event selbst und der abschließenden Nachbereitung. Mit Salesforce lassen sich die relevanten Daten effizient verwalten und nutzen, um personalisierte Einladungen zu gestalten, den Anmeldeprozess zu vereinfachen und den Erfolg der Veranstaltung genau zu analysieren. Dank Salesforce können auch Follow-up-Aktionen und ROI-Berechnungen automatisiert und optimiert werden.
Wichtig ist es dabei, die Datenbank regelmäßig zu pflegen und zu aktualisieren. Darüber hinaus bietet allUpp als offizieller Salesforce-Partner eine CRM-in-a-Box-Lösung, also ein vordefiniertes Package, das individuell angepasst werden kann, um eine effiziente und kostengünstige Umsetzung von Salesforce Event Management zu gewährleisten.
Über die Autorin dieses Artikels
Miriam Speigner-Smech ist langjährige Expertin für den Aufbau von effektiven Customer Journeys sowie kund:innenorientiertem Marketing. Als Director Marketing von allUpp führt sie nicht nur die eigene Brand voran, sondern unterstützt auch unterschiedlichste Unternehmen bei der Schaffung herausragender Kund:innenerlebnisse sowie in der Umsetzung digitalisierter sowie automatisierter Touch Points.